Arbeitsgruppe: Ist eine gewählte und/oder delegierte Gruppe, die permanent und themenbezogen arbeitet.
Audit: Werkzeug um innerhalb eines QMS statistische Messergebnisse zu generieren und so eine Vergleichbarkeit einzelner Abläufe herzustellen. Die häufigste Form eines Audits ist die Befragung per auswertbarem Fragebogen, der in unveränderter Form zu unterschiedlichen Zeitpunkten die selben Fragen stellt. Über den Vergleich der aktuellen mit den älteren Ergebnissen lassen sich Aussagen über eingetretene Verbesserungen/Verschlechterungen herstellen. Unabdingbarer Bestandteil eines Audits ist das Visum.
Delegation: Ist eine gewählte und/oder delegierte Gruppe, die einen zielgerichteten Auftrag innerhalb einer Frist zu erledigen hat. Ist das Ziel erreicht löst sich die Delegation auf.
Einmütigkeit: Einmütigkeit ist nicht gleichbedeutend mit Einstimmigkeit, sondern setzt ein Mittragen einer gemeinschaftlichen Entscheidung voraus, auch wenn die persönliche Meinung dazu abweichend ist.
Gewichtung: Die Gewichtung ist ein Werkzeug mit dem eine Organisation die demokratische Verankerung ihres Vorgehens bewirken kann. Stehen an einem Entscheidungspunkt mehrere Handlungsmöglichkeiten zur Diskussion, so werden diese im ersten Schritt genau beschrieben. Im zweiten Schritt vergibt jeder Beteiligte Punkte für die jeweiligen Möglichkeiten. Der Vorschlag mit den meisten Punkten ist der am stärksten Gewichtete und hat bei der Umsetzung den höchsten Identifikationsfaktor. Im Unterschied zu einer Abstimmung entsteht durch die Gewichtung ein breites Sprektrum an mehr oder weniger wichtigen Vorgehensweisen. Es kommt somit nicht zur einer entweder/oder - Entscheidung sondern zu einer zu erst-und-danach-Gewichtung.
Gremium: ist eine Gruppe, die entweder gewählt wurde, oder funktional zustandegekommen ist und eine selbstbestimmte Kernkompetenz hat. Gremien sind die kleinsten Gestaltungszellen innerhalb einer Organisation, da diese die Möglichkeit haben ihre Kernkompetenz an die veränderte Situation der Organisation anzupassen. Eine Ausnahme bilden all jene Aufgaben, die in der Vereinssatzung definiert sind. So kann zb der Vorstand ein Gremium sein, obwohl er die Aufgaben wie Kassenführung, Vollversammlung etc nicht verändern kann, sondern diese vordefiniert auszuführen hat.
Kernkompetenz: ist die innerste Motivation / Mission, die die Menschen des Gremiums zusammen kommen lässt und definiert die Aufgabe des Gremiums im ihrem Kern. Dies geschieht in einem zweiseitigen Prozess: Zum einen nach innen im Finden der eigenen Kompetenz. Zum anderen nach aussen, in der Schaffung einer schlüssigen Passung zu den anderen Gremien. Ziel ist es von der eigenen Kompetenz zur Funktion zu finden und nicht umgekehrt aus der Funktion die Kompetenz abzuleiten.
Leitbild: Ein QMS, welches selbstbestimmte Inhalte in Form von Qualitätsarbeit in eine Organisation einarbeiten möchte, braucht ein Leitbild. Im Wesentlichen kommt es darauf an, dass die Organisation in einer langandauernden Leitbildarbeit selbstbestimmte Ideale und Orientierungspunkte beschreibt. Das Leitbild wirkt in die Zukunft und beinhaltet ausschliesslich Anzustrebendes. Leitbilder, die von anderen Organisationen ganz- oder teilweise übernommen werden haben keine innere Wirksamkeit. Die Wirksamkeit des Leitbildes hängt von seiner Kürze ab. Im Idealfall sollte das Leibild aus wenigen Sätzen bestehen und auswendig darstellbar sein.
Leitsatz: Um eine Verbindung zwischen visionärem Leitbild und Status Quo zu organisieren, werden Qualitätssätze definiert, die konkrete Handlungsvereinbarungen darstellen, mit denen sichergestellt wird, dass das Leitbild schrittweise Niederschlag im Alltagsleben findet.
Ökonomiekarte: Da in jeder Organisation nur beschränkt Mittel und Recourcen zur Verfügung stehen, braucht es eine Vereinbarung welche Verbesserungsmassnahmen Priorität haben. Die Ökonomiekarte listet einen gewichtete Anzahl von Verbesserungsprozessen für einen überschaubaren Zeitraum auf. Bis zum Ablauf dieses Zeitraumes werden keine neuen Punkte aufgenommen und auch keine weiteren diskutiert. Die ganze zur Verfügung stehende Kraft dient der Umsetzung der gemeinsam beschlossenen Ökonomiekarte. Dieses Vorgehen spart enorme Mengen an Energie ein, da Einmütigkeit für einen bestimmten Zeitraum hergestellt werden kann. Nach erfolgreicher Abarbeitung der Ökonomiekarte wird der nächste Angang diskutiert und gewichtet. Im Idealfall haben die bereits realisierten Verbesserungen zu Stärkung und Vereinfachung der Organisation geführt. In diesem Fall kann in der nachfolgenden Ökonomiekarte ein breiteres Spektrum umgesetzt werden, da nun bereits Kräfte zurückfliessen. Wichtigstes Werkzeug der Ökonomiekarte ist der Erfolg. Spüren die Beteiligten einer Organisation, dass sie in der Lage sind Erleichterung und Fortschritt herzustellen kommt es zu einem Motivationsschub. Eine hochmotivierte Mannschaft ist das wichtigste Betriebskapital einer selbstverwalteten Organisation.
Organisationsstatus/ Profil: Im Gegensatz zum Leitbild beschreibt der Organisationsstatus den Status quo einer Organisation. Wie das Leitbild braucht der Organisationstatus eine permanente Überarbeitung, da sich Organisationen weiterentwickeln. Die Vollständigkeit eines Organisationsstatus hängt von seiner Umfänglichkeit ab. Organisationen mit verschiedenen Tätigkeitsfeldern benötigen eine umfangreiche und detailierte Beschreibung, die im Einzelfall nachgelesen werden kann.
Plenum/Parlament: Ist eine gleichberichtigte Gruppe mit Stimmrecht aber ohne Kernkompetenz (vorläufige Definition).
Prozess: Alle Organisationsstrukturen, die regelmässig ausgeübt werden, bezeichnet man als Prozess. Das beginnt mit der Erstellung einer Tagesordnung, geht über die regelmässig stattfindenden Konferenzen und reicht bis zu Verhaltensweisen, die man für bestimmte Konfliktsituationen vereinbart hat. Je vollständiger die Prozesse einer Organisation betrachtet und je transparenter diese weiterentwickelt werden, um so höher entwickelt handelt eine Organisation. Ohne Bewusstsein für die Prozessstruktur einer Organisation ist eine Selbstverwaltung nicht möglich.
Projekt: Im Gegensatz zum Prozess ist ein Projekt von vorübergehender Natur. Somit zeichnet sich ein Projekt durch eine Start- und Endtermin aus. In der Regel ist bereits zu Beginn eines Projektes das Ziel des Selbigen festgelegt und das Projekt wird beendet, sobald dieses Ziel erreicht werden kann.
QMS-Beauftragte: Kann sich eine Organisation nicht zu einer zweihäusigen Struktur entschliessen, so braucht es einen unabhängigen QMS-Beauftragten. Dieser wacht darüber, dass die vereinbarten Prozesse eingehalten und überarbeitet werden. Je nach Grösse des Unternehmens werden auch mehr als nur ein Beauftragter benötigt. QMS-Beauftragte werden in der Praxis innerhalb von Organiationen ausgetauscht um eine objektive Auditarbeit sicherzustellen.
QMS: Qualitätsmanagementsystem bedeutet, dass mindestens eine Menge von definierten Prozessen regelmässig überprüft und bei Bedarf verbessert werden. Unabdingbarer Bestandteil eines QMS ist die Dokumentation dieser gemessenen und verbesserten Prozesse.
Qualitätspolitik: Durch die Definition einzelner Leitsätze in konkrete Handlungsabläufe und für einen bestimmten Zeitraum, lässt sich überprüfen, ob das Leibild in der gewünschten Art und Geschwindigkeit tatsächlich eingang in die Organisation findet.
Qualitätssätze: siehe Leitsätze
Validität: beschreibt die Gültigkeitsdauer einer Vereinbarung, auf die man sich gemeinsam geeinigt hat. An deren Ende wird die Vereinbarung gemeinsam überprüft und ggf. per Beschluss aktualisiert.
Visum: Als begleitender Teil eines Audits werden auf dem Visum alle strukturellen Fragen definiert. So definiert das Visum wer Eigentümer des Audits ist, welchen Themenbereich es bedient, in welchen Abständes es stattfinden soll, wer einen Report erhält usw.
Zertifizierung (ISO): Die Zertifizierung stellt eine umfangreiche Überprüfung einer Organisation auf den Umfang und den Inhalt ihrer organisierten Prozesse dar. Die bekannteste Überprüfung ist die ISO-Zertifizierung, die anhand eines statisch vorgegebenen Fragebogens überprüft, ob zum Zeitpunkt der Prüfung bestimmte Prozesse etabliert waren. Die Zertifizierung stellt einen nach aussen hin darstellbaren Nachweis eines QMS dar, ist aber nicht notweniger Bestandteil von Qualitätsarbeit.
Zweihäusige Organisatiosstruktur: In solch einer Struktur wird unterschieden, zwischen einerseits Prozessen und Projekten als Handlungsstruktur und inhaltlichen Diskussionen und politischen Zielen andererseits. Dies bedeutet: Egal um welche Themen in einer Organisation gerungen wird, es herrscht Einmütigkeit mit welchen Mitteln und Strukturen gemeinsam gearbeitet wird. So kann man Inhalt und Struktur von einander trennen und eine Selbstverwaltung entwickeln, die in der Lage ist auch schwierige Auseinandersetzungen zu tragen. Existiert eine solche Zweihäusigkeit nicht, werden mit jedem Konflikt oder Thema neue Strukturen ins Spiel gebracht, je nachdem was die Agierenden gerade für die erfolgsversprechendste Taktik halten.